Automatización de Procesos Administrativos
Sistema integral de automatización para procesos administrativos repetitivos que ha permitido reducir en un 80% los tiempos de gestión y minimizar errores humanos, mejorando la eficiencia y satisfacción tanto de los empleados públicos como de los ciudadanos.
Mi Rol
Lead RPA Consultant
Tamaño del Equipo
5 personas
Duración
8 meses
El Desafío
La administración pública gestionaba manualmente miles de expedientes administrativos cada mes, con procesos que requerían la intervención humana en múltiples puntos redundantes.
El personal dedicaba hasta el 60% de su tiempo a tareas repetitivas como la introducción de datos, validación de información y generación de documentos estandarizados.
Los tiempos de tramitación eran excesivamente largos, generando insatisfacción en los ciudadanos y sobrecarga en los empleados públicos.
La tasa de errores en la introducción manual de datos provocaba retrasos adicionales y la necesidad de rehacer trámites completos.
Existían múltiples sistemas legacy que no estaban integrados entre sí, obligando a los funcionarios a trabajar con varias aplicaciones simultáneamente.
La normativa y los procedimientos cambiaban periódicamente, lo que requería una solución flexible que pudiera adaptarse rápidamente a estos cambios.
La Solución
Diseñamos e implementamos un sistema integral de automatización basado en UiPath, adaptado específicamente a los flujos de trabajo de la administración pública.
Desarrollamos robots RPA para automatizar procesos críticos como la carga de datos, validación de documentación, extracción de información con OCR y generación automática de documentos oficiales.
Creamos conectores personalizados para integrar los distintos sistemas legacy sin necesidad de modificar su código fuente, permitiendo un flujo de información continuo y automatizado.
Implementamos un sistema de digitalización con OCR avanzado para procesar documentos físicos entrantes, extrayendo automáticamente la información relevante y clasificándola según su tipología.
Desplegamos un dashboard de control que permite monitorizar en tiempo real el estado de todos los expedientes, identificando cuellos de botella y generando alertas para casos que requieren intervención manual.
Establecimos un sistema de verificación automatizada que valida la información antes de su procesamiento final, reduciendo drásticamente los errores en los trámites.
Diseñamos la solución con una arquitectura modular que permite adaptar rápidamente los procesos ante cambios normativos o procedimentales.
Galería del Proyecto
Flujo de proceso automatizado
Diagrama del flujo completo de automatización
Dashboard de monitorización
Panel de control para seguimiento de expedientes
Validación OCR
Proceso de extracción y validación de datos con OCR
Sala de control
Centro de operaciones para monitorización de robots
Tecnologías Utilizadas
UiPath Studio
Plataforma principal para el desarrollo de robots RPA
UiPath Orchestrator
Gestión y monitorización centralizada de robots
OCR
Reconocimiento óptico de caracteres para digitalización de documentos
C#
Desarrollo de componentes personalizados
SQL Server
Base de datos para almacenamiento y gestión de información
API REST
Integración con sistemas externos
SAP Automation
Automatización de procesos en entorno SAP
Power BI
Generación de dashboards y análisis de datos
Resultados
- Reducción del 80% en los tiempos de tramitación de expedientes, acelerando significativamente la respuesta a los ciudadanos.
- Eliminación casi total de errores en la introducción de datos, mejorando la calidad y fiabilidad de los procesos administrativos.
- Capacidad para gestionar un 50% más de solicitudes con el mismo personal, optimizando los recursos públicos disponibles.
- Liberación del personal administrativo de tareas repetitivas, permitiéndoles centrarse en actividades de mayor valor añadido como la atención personalizada.
- Mejora significativa en la satisfacción de los ciudadanos, reflejada en un incremento del 35% en las valoraciones positivas del servicio.
- Reducción del 60% en el uso de papel gracias a la digitalización de documentos, contribuyendo a los objetivos de sostenibilidad de la administración.
- Trazabilidad completa de los expedientes, facilitando auditorías y mejorando la transparencia de los procesos administrativos.
Aspectos Destacados
- Desarrollo de un modelo de IA para priorización automática de expedientes basado en criterios predefinidos y urgencia.
- Implementación de un sistema de extracción inteligente para documentos no estructurados, capaz de adaptarse a diferentes formatos sin programación adicional.
- Creación de un módulo de generación automática de informes periódicos para la toma de decisiones estratégicas.
- Diseño de una interfaz intuitiva para funcionarios que permite supervisar los procesos automatizados con mínima formación técnica.
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