Integración de la API de Correos para Envío Masivo de Cartas Certificadas
Desarrollo de la integración con la API SOAP de Correos para gestionar el envío masivo de cartas certificadas a clientes, automatizando completamente el proceso desde la generación hasta el seguimiento y confirmación de entrega.
Mi Rol
RPA & Integration Specialist
Tamaño del Equipo
3 personas
Duración
4 meses
El Desafío
La aseguradora necesitaba enviar miles de cartas certificadas mensualmente a sus clientes (renovaciones, cancelaciones, modificaciones de pólizas) con requerimientos legales de acuse de recibo.
El proceso existente era mayoritariamente manual, implicando la impresión física de documentos, ensobrado, cumplimentación de formularios de Correos y seguimiento manual de los envíos.
Los equipos dedicaban aproximadamente 120 horas mensuales solo a la preparación y gestión de estos envíos, sin contar el tiempo adicional para el seguimiento.
La trazabilidad de los envíos era deficiente, con dificultades para confirmar la recepción por parte de los clientes y almacenar correctamente los acuses en los sistemas corporativos.
Existían frecuentes errores en direcciones y datos de destinatarios que generaban devoluciones y reenvíos, con el consiguiente coste adicional y deterioro de la experiencia de cliente.
La API SOAP de Correos presentaba complejidades técnicas, con documentación limitada y un proceso de certificación exigente que requería pruebas exhaustivas.
Era necesario integrar este proceso con los sistemas internos de gestión documental y CRM para mantener actualizado el historial de comunicaciones con cada cliente.
La Solución
Diseñamos e implementamos un conector basado en WSDL que permite a la aseguradora interactuar directamente con la API SOAP de Correos desde sus sistemas internos.
Desarrollamos un flujo automatizado en Python para consumir los servicios web de Correos, incluyendo la generación y firma de peticiones XML según los estándares requeridos.
Creamos un sistema de validación previo al envío que verifica y corrige automáticamente direcciones postales, comprobando su formato y existencia según el callejero oficial de Correos.
Implementamos un módulo de preparación que optimiza los envíos según tarifas, agrupando documentos cuando es posible y seleccionando las opciones más eficientes en coste.
Orquestamos con UiPath el proceso completo: generación de ficheros PDF desde los sistemas internos, validación, envío a través de la API, y gestión de respuestas y errores.
Desarrollamos un sistema de seguimiento que consulta periódicamente el estado de cada envío, actualizando automáticamente los sistemas internos y generando alertas para envíos no entregados.
Implementamos un sistema de almacenamiento de acuses de recibo digitales, vinculándolos a los expedientes de clientes en el gestor documental corporativo.
Galería del Proyecto
Dashboard de seguimiento
Panel de control para seguimiento de envíos certificados
Flujo del proceso
Diagrama del flujo automatizado de envío y seguimiento
Conexión API
Estructura de conexión con la API SOAP de Correos
Analíticas de envíos
Visualización de métricas y estadísticas de envíos
Tecnologías Utilizadas
Python
Desarrollo del conector principal y lógica de integración
UiPath
Orquestación del flujo completo y gestión de excepciones
SOAP (WSDL)
Comunicación con los servicios web de Correos
XML/XSD
Generación y validación de mensajes para la API
Integración de APIs
Consumo y exposición de servicios REST/SOAP
Firma Digital
Autenticación segura con certificados digitales
SQL Server
Almacenamiento de datos de seguimiento y estadísticas
Logging y Monitorización
Registro de actividad y alertas
Resultados
- Automatización del 100% de los envíos certificados sin intervención manual, eliminando tareas repetitivas y liberando recursos para actividades de mayor valor.
- Reducción de un 40% en el tiempo de procesamiento de envíos, permitiendo que las comunicaciones urgentes se gestionen en el mismo día.
- Trazabilidad completa de cada carta con estado en tiempo real, permitiendo a los agentes informar a los clientes con precisión sobre sus comunicaciones.
- Disminución de errores de envío en un 98% gracias a la validación previa de direcciones y datos de destinatarios.
- Ahorro estimado de 90.000€ anuales combinando reducción de costes operativos y optimización de tarifas postales.
- Mejora en el cumplimiento normativo, con capacidad para demostrar fehacientemente los intentos de comunicación con clientes en casos de reclamaciones o disputas.
- Capacidad de escalado para gestionar picos estacionales (renovaciones masivas, cambios regulatorios) sin necesidad de recursos adicionales.
Aspectos Destacados
- Desarrollo de un algoritmo de agrupación inteligente que optimiza los envíos múltiples al mismo destinatario, reduciendo costes postales.
- Implementación de un sistema de priorización basado en urgencia y tipo de comunicación que optimiza los plazos de entrega según necesidades del negocio.
- Creación de un panel de analítica que proporciona insights sobre patrones de comunicación, eficacia de entregas por zonas y costes por departamento.
- Integración con el sistema de notificaciones electrónicas de la compañía, permitiendo un enfoque multicanal coordinado para comunicaciones críticas.
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