Digitalización de Documentos
Solución integral para la digitalización, procesamiento y almacenamiento seguro de documentos utilizando tecnologías OCR y machine learning, que ha permitido procesar más de 500.000 documentos históricos y mejorar drásticamente la eficiencia operativa.
Mi Rol
Lead RPA & Document Understanding Specialist
Tamaño del Equipo
7 personas
Duración
10 meses
El Desafío
La entidad aseguradora gestionaba un volumen enorme de documentación física (pólizas, siniestros, reclamaciones, etc.) que ocupaba grandes espacios de archivo y dificultaba la búsqueda y el acceso a la información.
El proceso manual de digitalización existente era lento, costoso e ineficiente, con capacidad para procesar apenas 1.000 documentos diarios con un equipo de 12 personas.
Los documentos escaneados se almacenaban como imágenes sin indexación ni extracción de datos, lo que impedía realizar búsquedas por contenido o automatizar procesos posteriores.
La clasificación de documentos dependía del criterio subjetivo de los operadores, generando inconsistencias y dificultando la localización posterior.
La entidad necesitaba cumplir con nuevos requisitos normativos sobre conservación y seguridad de la información, así como acreditar la trazabilidad de todos los documentos.
Existía una gran diversidad de tipos documentales (formularios estructurados, documentos semiestructurados, manuscritos, documentos con múltiples páginas) que complicaba la automatización.
Los sistemas legacy de la compañía no estaban preparados para integrar información digitalizada de forma masiva.
La Solución
Diseñamos e implementamos una solución end-to-end para la digitalización que abarca desde la captura hasta el almacenamiento y la integración con los sistemas corporativos.
Desarrollamos un sistema de escaneo de alta velocidad con estaciones de trabajo optimizadas que permitían procesar hasta 5.000 documentos diarios.
Implementamos tecnología OCR avanzada con múltiples motores especializados según el tipo de documento, incluyendo reconocimiento de escritura manuscrita y procesamiento de formularios.
Creamos un sistema de clasificación automática basado en machine learning que identifica y categoriza documentos según su contenido, estructura y metadatos.
Desarrollamos algoritmos para la extracción inteligente de datos clave (fechas, nombres, números de póliza, importes) con validación automática basada en reglas de negocio.
Diseñamos un sistema de almacenamiento seguro con cifrado, firma digital y controles de acceso granulares que garantizan la integridad y confidencialidad de los documentos.
Implementamos un motor de búsqueda avanzado que permite localizar documentos por contenido, metadatos, fechas y relaciones con otros documentos.
Desarrollamos conectores para integrar la información digitalizada con el CRM, el ERP y otros sistemas operativos de la compañía.
Galería del Proyecto
Proceso OCR
Flujo de procesamiento OCR y extracción de datos
Dashboard documental
Panel de control de documentos procesados
Clasificación automática
Sistema de clasificación automática por ML
Interfaz de búsqueda
Motor de búsqueda avanzada de documentos
Tecnologías Utilizadas
OCR (ABBYY FineReader)
Reconocimiento óptico de caracteres y procesamiento de documentos
Machine Learning
Clasificación automática y extracción inteligente de datos
UiPath Document Understanding
Procesamiento automatizado de documentos
Python
Desarrollo de algoritmos de procesamiento y extracción
Azure
Infraestructura cloud y servicios cognitivos
SQL Server
Base de datos para metadatos y sistema de búsqueda
Elasticsearch
Motor de búsqueda avanzada de texto completo
REST APIs
Integración con sistemas corporativos
Resultados
- Digitalización de más de 500.000 documentos históricos en los primeros 6 meses, liberando un espacio físico significativo y mejorando la disponibilidad de la información.
- Reducción del 95% en el tiempo de búsqueda de documentación, pasando de horas o días a segundos en la localización de cualquier documento.
- Eliminación de errores en la clasificación de documentos, con una precisión superior al 98% en la categorización automática.
- Incremento de la seguridad y cumplimiento normativo, con trazabilidad completa de accesos y modificaciones a los documentos.
- Reducción del 70% en los costes operativos asociados a la gestión documental, incluyendo personal, espacio y materiales.
- Mejora en la experiencia del cliente, con reducción de tiempos de respuesta en tramitación de siniestros y actualización de pólizas.
- Habilitación de nuevos procesos de negocio automatizados basados en la información extraída de los documentos.
Aspectos Destacados
- Desarrollo de un algoritmo de reconstrucción de documentos fragmentados que permitió recuperar información histórica incompleta.
- Implementación de un sistema de validación cruzada que detecta inconsistencias entre documentos relacionados y alerta de posibles fraudes.
- Creación de un panel de analítica documental que ofrece insights sobre patrones y tendencias en la documentación de clientes.
- Desarrollo de una solución de digitalización móvil que permite a agentes capturar documentos en campo con procesamiento inmediato.
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Puedo ayudarte a implementar una solución de digitalización a medida adaptada a tus necesidades específicas.
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